Vi har en plan!

Välkommen till vår blogg av projektgruppen bakom arbetet med det nya intranätet.

Vi har skapat bloggen för att ge dig bättre insyn och information om hur arbetsprocessen ser ut och vad som görs just nu.  För nu ska det bli av. Ett nytt intranät ska upp, det finns egentligen inget annat alternativ.

Visionen är att skapa en ny intern kanal som effektiviserar medarbetarnas vardag för att vara enklare att samarbeta med:

  • Modern med tydlig struktur och enkelt språk
  • Inkluderande, alla anställda är lika viktiga och skapar en känsla av ”ETT Falu kommun”
  • Tillgängligt för alla användare
  • Upplevs som en ingång tillsammans med vår nya digitala plattform (NDP). Symbios mellan systemen!
  • Enkelt att jobba med för redaktörerna
  • Utvecklingsbart framåt
  • Hög kvalité på information och tjänster för att effektivisera för kommunens anställda

I höstas sattes en arbetsgrupp ihop för att jobba med intranätet under året. Den består av Talayeh Shabanifard (projektledare), Niclas Söderberg, Kerstin Söderlund, Monica Blomqvist, Helgi M. Björgvinsson, Håkan Norlin, Ingemar Paulsson, Petra Hedgren, Maria Skog, Marie Östberg.

Gruppens uppdrag är att sätta en plan. I det arbetet ingår bland annat att ta fram följande:

  • Projektplan och tidplan
  • Behovsanalys och effektkartläggning
  • Skiss på informationsarkitektur: Hur är intranätet strukturerat? Och hur innehållet ska prioriteras
  • Skiss på design
  • Definiera krav för publiceringssystem, samarbetsytor och andra tekniska lösningar
  • Föreslå hur kommunikationen ska ske mellan de olika systemen i kommunen.
  • Ta fram prototyper för koncept och design (var och hur) som leder till systemdesign och arkitektur för intranätet nya intranätet
  • Preliminär migrationsplan (hur och när förs det gamla över till det nya)
  • Förslag på förvaltningsorganisation (vem gör vad och när passar det bäst)
  • Kommunikationsplan (vem behöver veta vad och hur ska vi berätta det)

 Viktiga frågor

Vi har den grundläggande inställningen att det nya intranätet måste tas fram agilt. Det betyder att vi anpassar oss efter nya krav som dyker upp på vägen. Med andra ord: vi föreslår, lyssnar, skruvar om och testar igen.

Så, här är några svar på hur vi tänker just nu:

  • Hur förhåller sig detta projekt till övriga kommunövergripande projekt?
    Det är viktigt att alla projekt som bedrivs samtidigt är så långt som möjligt synkroniserade. Detta uppnår vi genom att till viss del delta i varandras projekt och ha täta avstämningar. Lägg därtill den workshop som inom kort ska hållas.
  • Har verksamheten tid?
    Detta är en fråga för kommunens ledningsgrupp och projektet har fått klartecken att köra och personer har utsetts till att arbeta i projektet. Därtill är det viktigt att vi alltid hushållar på vår tid så den är till bästa nytta för Faluborna.
  • Vad har vi gjort hittills?
    Vi har jobbat under sommaren och hösten med förberedelse inför projektet. Vi kallar det Fas 0, ”Beslut och start” vilket innebar följande:

    • Projektdirektiv och planering framåt
    • Beslutat att vi behöver en partner för vår Fas 1, ”Definiera målbild”
    • Marknadsanalys för vår strategiska partner. Träff med fem olika partner, utvärdering och kravställning för direktupphandling
    • Omvärldsbevakning: Hur gör de andra kommuner?
    • Arbetsgruppträff
    • Första styrgrupp och OK från styrgruppen
    • SOG: OK

Så här ser planen ut:

screen-17.28.24[26.01.2018]

  • Vad händer nu?

Upphandling, förankring och nollmätning.

När upphandlingen av partnern är klar så börjar vi med en workshop för att definiera ”Vad är en digital arbetsplats”? med syftet att se helhetsbilden för kommunens vision för digitalisering där intranätet är en viktig del. När workshoppen är genomförd har vi bättre förståelse hur alla saker (nya digitala plattformen, intranätet och övriga system) kommer hänga ihop.

Projektgruppen har träffats första gången och vi har planerat vilka delprojekt kommer ingå i Intranätprojektet. Vi har en projektorganisation som ser ut så här:

Projektorganisation

 

  • Vad är nästa steg?
    Att börja med Fas 1 – Definiera målbild:
    Projektet börjar med en första träff för projektgruppen och samarbetet med partner påbörjas. Första steget är intervjuer och workshop med medarbetarna (projektgruppen som har representanter från förvaltningar väljer vilka ska delta) för att kunna ta fram effektmålen. Arbetet genomförs till största del av vår partner, att hålla i workshoppar, analysera och rapportera. Kommunikationskontoret tillsammans med projektgruppen deltar i workshoppar och tar del av resultaten. Projektgruppen utser vilka ska delta i intervjuer och workshoppar.
    Under fasen startar följande delprojekt sitt arbete:

    • Innehåll och struktur/Vad ska finnas på Intranätet och vart
      Under detta delprojekt ska gruppen ta fram förslag för strukturen och prioriteringen av innehåll. Workshoppar med innehållansvariga visar vilka sidor/innehåll ska prioriteras.
    • Ny Intranätorganisation.
      En ny organisation medför att det blir lättare att förankra det nya intranätet i hela organisationen och fylla det med innehåll. Under detta delprojekt ska organisationen för intranät implementeras, självfallet i samarbete med förvaltningar och kontor.

Resultat: Behovsanalys och effektkartläggning. Vad är det som vi ska uppnå och vad ska prioriteras.
Framtagna koncept, kartläggning och mål ska presenteras för styrgruppen för beslut.

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut /  Ändra )

Google-foto

Du kommenterar med ditt Google-konto. Logga ut /  Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut /  Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut /  Ändra )

Ansluter till %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.