Förra veckan blev UHC klara med upphandlingen av strategisk partner för intranätprojektet. Vår partner kommer hjälpa oss med effektkartläggning och behovsanalys, dvs det förarbete vi behöver göra för att skapa ett riktigt bra intranät. En hel del av arbetet kommer vi att göra själva men vi ser det som viktigt att få med ett strategiskt utifrånperspektiv, både som en omvärldsbevakning och för att se till att vi inte fastnar i invanda mönster eller väljer lösningar för att vi ”inte vet bättre.” Vi ser verkligen fram emot att få sätta igång!
Den upphandlade konsultfirman är inUse som har mycket stor erfarenhet av liknande arbete i motsvarande organisationer.

Under vecka 9 och 10 kommer inUse intervjua styrgruppen. Det är tänkt som en inledande intervju, och såhär beskriver inUse den träffen: ”Syftet med intervjuerna är att vi (inUse) skall få en bild av varför Falun Kommun vill bygga ett nytt intranät. Vi vill också skapa oss en bild av vad som skall vara annorlunda (från hur det ser ut idag) när det nya intranätet är färdigt och har varit i bruk ett tag. Vi kommer även att beröra mer generella verksamhetsmässiga utmaningar som Falun Kommun står inför – vissa av dessa kommer att ha bäring på intranätet, andra inte. Men det är viktigt för oss att förstå mer av vad ni på Falun Kommun står inför, så att vi kan se om och i så fall hur ett nytt intranät kan stötta i detta. ”

Den 5 mars ska vi, intranätprojektet med VLS-projektgruppen och ansvariga för IT-projekten i Falu kommun tillsammans med inUse köra en workshop om ”digital arbetsplats”.

Workshoppen syftar på att definiera vad intranätet är eller har för roll i kommunens digitala arbetsplats och vad som ingår i den digitala arbetsplatsen. Detta är en av byggstenarna i att veta vad som sedan ska utvecklas och vilka förväntningar som kan ställas på resultatet.

Efter workshoppen kommer vi att kalla personer som vi har fått namn på från projektgruppen. Personerna ska delta i intervjuer och workshoppar som handlar om intranätet idag och i framtiden. Vi börjar behovsanalys fasen med andra ord. Vi vill ha personer som representerar alla olika typer av användare i kommunen.

Under fasen startar följande delprojekt sitt arbete:

• Innehåll och struktur/Vad ska finnas på Intranätet och vart: Under detta delprojekt ska gruppen ta fram förslag för strukturen och prioriteringen av innehåll. Workshoppar med innehållansvariga visar vilka sidor/innehåll ska prioriteras.

• Ny Intranätorganisation: En ny organisation medför att det blir lättare att förankra det nya intranätet i hela organisationen och fylla det med innehåll. Under detta delprojekt ska organisationen för intranät implementeras, självfallet i samarbete med förvaltningar och kontor.

Även delprojektet integration och teknik kommer att smygstartas.