Enklare vardag med nytt intranät

Ett nytt, modernt intranät är efterlängtat av många och nu är det snart här. Går allt som planerat kommer du att kunna logga in på nya Insidan från mitten av februari.

–I projektet arbetar vi utifrån visionen att Insidan ska vara den naturliga digitala startpunkten på arbetsdagen, oavsett om du använder mobil, dator eller padda, säger projektledaren Mattias Rytterkull.

Projektgruppen för nya intranätet har kartlagt behov, nyttor och effekter i flera omgångar.

–De har gjort ett gediget arbete och har framförallt tittat på hur det fungerar idag och hur vi vill att det ska fungera, säger Mattias som anslöt till projektet i september.

Lätt att använda

Nya Insidan kommer att se annorlunda ut jämfört med idag. Den bygger på Office 365 (den nya digitala plattformen) och Sitevision, det verktyg som idag används för falun.se.

När du loggar in kommer du inte att känna igen dig, men du kommer att hitta det du söker, lovar Mattias:

–Via Insidan ska du till exempel enkelt komma åt alla program och system som du använder, som mejl, Medvind och arbetsgrupper i Teams.

Genom hela projektet har en bra sökfunktion varit högt prioriterad.

–Att leta efter saker tar tid och kostar pengar, så vi har höga ambitioner vad gäller sök. Sedan är det såklart också viktigt att det du hittar är relevant och uppdaterat, så att du kan lita på informationen. Den delen behöver många jobba med.

Riktad kommunikation

Oavsett om du är medarbetare eller chef kommer nya Insidan att vara ett digitalt nav i din vardag.

–Det spelar heller ingen roll om du har en fast arbetsplats med en egen dator eller om du är rörlig och främst använder mobil. Inte heller om du är chef eller medarbetare. Nya Insidan ska fungera för alla, säger Mattias.

En av fördelarna med ett modernt intranät är att nyheter, uppdateringar och annan information enkelt kan riktas till olika grupper och även individanpassas. Det betyder att mycket av flödet på din startsida kommer att vara riktat till dig och din arbetsgrupp.

–På så vis blir kommunikationen mer effektiv och relevant. Det blir enklare både för den som vill nå ut med informationen och för den som förväntas fånga upp informationen, säger Mattias.

Behov i fokus

När en ny digital lösning ska lanseras finns det ofta risk att man översköljs av teknik. Men i det här fallet står behoven i fokus.

Mattias tror att många kommer att märka det och bland annat uppskatta kombinationen av generell och individanpassad information.

–Du kommer också att få chans att samverka med kollegor i andra förvaltningar via intressegrupper, ungefär som Facebookgrupper. Överhuvudtaget hoppas vi att nya Insidan kan bidra till fler samarbeten och en starkare vi-känsla inom kommunen.

Utbildning och utveckling

Insidan kommer inte att vara helt ”klar” när den lanseras, utan kommer att byggas på efter hand.

–Vi är inne i en utvecklings- och utbildningsresa. Ett intranät blir ju aldrig klart, utan fortsätter att formas utifrån nya behov, säger Mattias och tillägger att intranätet behöver integreras i det dagliga arbetet:

– För att ett intranät ska fungera som ett verkligt kommunikationsnav behöver alla vara där. Kort sagt, du behöver gå in där varje dag. Visst kan man tycka att en omställning i sitt arbetssätt är jättesvårt, men det kan även vara jättelätt!

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut /  Ändra )

Google+-foto

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut /  Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut /  Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut /  Ändra )

Ansluter till %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.