Vi kämpar in i det sista!

Har kanske skrivit tidigare att vi skulle lansera intranätet den 19 februari men för några veckor sedan bestämde vi att det får bli den 7 mars. Vi hade inte riktigt tittat i kalendern och sett att det är sportlovstider så därför skjuter vi på det. Det var så klart lite annat som bidrog också.

Många skulle nog säga att vi springer runt stressade med något stirrig blick, visst stressade är vi och säkert en aningen stirriga men vi har en plan! Det mesta går som vi tänkt!

Ska försöka göra en demofilm av vårt intranät och lägga upp här efter vi lanserat nya Insidan!

Enklare vardag med nytt intranät

Ett nytt, modernt intranät är efterlängtat av många och nu är det snart här. Går allt som planerat kommer du att kunna logga in på nya Insidan från mitten av februari.

–I projektet arbetar vi utifrån visionen att Insidan ska vara den naturliga digitala startpunkten på arbetsdagen, oavsett om du använder mobil, dator eller padda, säger projektledaren Mattias Rytterkull.

Projektgruppen för nya intranätet har kartlagt behov, nyttor och effekter i flera omgångar.

–De har gjort ett gediget arbete och har framförallt tittat på hur det fungerar idag och hur vi vill att det ska fungera, säger Mattias som anslöt till projektet i september.

Lätt att använda

Nya Insidan kommer att se annorlunda ut jämfört med idag. Den bygger på Office 365 (den nya digitala plattformen) och Sitevision, det verktyg som idag används för falun.se.

När du loggar in kommer du inte att känna igen dig, men du kommer att hitta det du söker, lovar Mattias:

–Via Insidan ska du till exempel enkelt komma åt alla program och system som du använder, som mejl, Medvind och arbetsgrupper i Teams.

Genom hela projektet har en bra sökfunktion varit högt prioriterad.

–Att leta efter saker tar tid och kostar pengar, så vi har höga ambitioner vad gäller sök. Sedan är det såklart också viktigt att det du hittar är relevant och uppdaterat, så att du kan lita på informationen. Den delen behöver många jobba med.

Riktad kommunikation

Oavsett om du är medarbetare eller chef kommer nya Insidan att vara ett digitalt nav i din vardag.

–Det spelar heller ingen roll om du har en fast arbetsplats med en egen dator eller om du är rörlig och främst använder mobil. Inte heller om du är chef eller medarbetare. Nya Insidan ska fungera för alla, säger Mattias.

En av fördelarna med ett modernt intranät är att nyheter, uppdateringar och annan information enkelt kan riktas till olika grupper och även individanpassas. Det betyder att mycket av flödet på din startsida kommer att vara riktat till dig och din arbetsgrupp.

–På så vis blir kommunikationen mer effektiv och relevant. Det blir enklare både för den som vill nå ut med informationen och för den som förväntas fånga upp informationen, säger Mattias.

Behov i fokus

När en ny digital lösning ska lanseras finns det ofta risk att man översköljs av teknik. Men i det här fallet står behoven i fokus.

Mattias tror att många kommer att märka det och bland annat uppskatta kombinationen av generell och individanpassad information.

–Du kommer också att få chans att samverka med kollegor i andra förvaltningar via intressegrupper, ungefär som Facebookgrupper. Överhuvudtaget hoppas vi att nya Insidan kan bidra till fler samarbeten och en starkare vi-känsla inom kommunen.

Utbildning och utveckling

Insidan kommer inte att vara helt ”klar” när den lanseras, utan kommer att byggas på efter hand.

–Vi är inne i en utvecklings- och utbildningsresa. Ett intranät blir ju aldrig klart, utan fortsätter att formas utifrån nya behov, säger Mattias och tillägger att intranätet behöver integreras i det dagliga arbetet:

– För att ett intranät ska fungera som ett verkligt kommunikationsnav behöver alla vara där. Kort sagt, du behöver gå in där varje dag. Visst kan man tycka att en omställning i sitt arbetssätt är jättesvårt, men det kan även vara jättelätt!

Nu händer det saker!

Vad kul det är när saker och ting börjar ta form! Vi har nu faktiskt ett embryo till vårt nya intranät på en utvecklingsserver och det känns fantastiskt roligt.

Att börja kunna klicka runt och försiktigt kunna skapa små saker att titta på och på något vis röra vid. Saker vi tidigare bara diskuterat kring. Men det är samtidigt en utmaning att få alla bitar att falla på plats. Bilden nedan visar en workshop och planeringsdag i soliga Karlstad med proffsgänget från Soleil.

Hoppas snart kunna berätta mer och kanske kunna visa en skärmdump eller två.

file-8

Start your engines!

Fredagens workshop bjöd på ett mycket efterlängtat moment! Mattias, vår eminenta projektledare och den minst lika eminenta Jörgen från Soleil gav oss i uppgift att på ett vitt papper försöka få ner våra tankar på hur en startsida för vårt nya intranät skulle kunna se ut.

Det var ingen ingen ”teckningstävling”  som dom själva sa, utan detta skulle bara försöka hjälpa oss att få ner våra tankar på papper i ordets rätta bemärkelse.

Försök förklara för en vän hur du tänker dig ditt favoritkök, be sen vännen göra detsamma för dig. Vem vet, ni kanske pratar om exakt samma kök in i minsta detalj och ändå skiljer sig era förklaringar åt! Nä, då är det bra att få ner det på papper som sagt så det går att komma vidare. Apropå att komma vidare, nu måste jag rusa. Vi ska ha arkitekturmöte snart. Väldigt spännande och förhoppningsvis lika givande.

//Niclas Söderberg med vind i ryggen

PS. Har jag berättat om Soleil? Nej jag har nog faktiskt inte det tror jag. Soleil är vår partner för intranätet och ska hjälpa oss komma igång med vår nya digitala arbetsplats. Känns riktigt gött!, (ska uttalas på värmländska).

startsida

 

 

Omstartsmöte

Tidigare i veckan hade vi ett första möte nu efter sommaren där vi i projektgruppen diskuterade hur vi kommer vidare.

En sak som vi fick med oss ifrån effetkkarläggningen är ”vad intranätet ska vara”, om jag får lov att uttrycka mig så.

Nya insidan – syfte

Möjliggöra en relevant startpunkt, som stärker medarbetarna genom tillförlitlig information och effektiva tjänster
”Min startpunkt – Varje dag”

Projektgruppen är enig om att detta är en bra utgångspunkt för projektet.

Sedan fick vi enskilt skriva vad följande ord betyder för oss. Jag tyckte det var en bra övning  där vi alla, med olika bakgrund och från olika delar av verksamheten, får ge uttryck för vad vi tänker och samtidigt få en mer nyanserad bild genom att lyssna på andra! Mycket värdefull!

Orden, utan inbördes ordning

Sökbarhet/Hittbarhet
Uppdaterat
Effektivt
Stöd i vardagen
Relevant
Enkelt att uppdatera
Tilltalande design
Mobilanpassat

Imorgon är tanken att vi ska hålla en workshop, men jag berättar inget mer om den nu utan ni får vänta tills nästa inlägg för att få veta mer.

//Niclas Söderberg, med stor tillförsikt i blicken!

Slut på semestertider, nu kör vi!

Hoppas ni alla har haft en skön sommar. Vi har så smått dragit igång igen och nu är tanken att det ska bli en innehållsrik höst. En stor sak så här inledningsvis är att vi har anlitat en extern projektledare som ni ska få träffa nu.

Mattias Rytterkull som han heter kommer från företaget Acando. Där har han varit i 3 år och dessförinnan jobbade Mattias på Skistar i 9 år där han ledde den digitala utvecklingen med stort fokus på kundupplevelsen.

 

När jag frågar Mattias vad han tycker om det material han nu tar över så konstaterar han att det lagts ner mycket arbete så det finns mycket att utgå ifrån. En annan sak är att kolla på hur kontaktytorna ska se ut mellan alla olika system som i slutändan ska bli det nya intranätet.

Mattias och hela teamets ambition är att hitta ett första steg som gör att vi kan lansera en första version att bygga vidare på.

Avslutningsvis ber jag Mattias att dels beskriva sig själv med tre ord och berätta något som kanske inte så många faktiskt känner till. Nyfiken, generalist och målmedveten är tre ord som beskriver Mattias. Hur var det då med det där oväntade? Friluftsprylnörd, SM-medaljör i Lindy hop och att han har jobbat med lavinhundar känns både spännande och tryggt!

Vi hälsar Mattias välkommen till Falu kommun och hoppas han ska trivas!

Vid pennan, Niclas Söderberg

Sitevision hjärta Office 365

Vi har valt att vårt kommande intranät ska baseras på Sitevision och Office 365. Varför välja ett system när vi kan få två av marknadens ledande inom sitt område.

Office 365 kommer exempelvis möjliggöra fina samarbetsmöjligheter i till exempel Teams.

Sitevision är erkänt användarvänligt och falun.se är byggt i Sitevision.

Beslutet baserar på en längre tids omvärldsbevakning och ett gediget förarbete.

Tillsammans ska vi nu skapa vår digitala arbetsplats där användarupplevelsen står i fokus. Viktigt är att intranätet skapar värde för bland annat alla våra medarbetare runt om i kommunen som dagligen gör ett fantastiskt jobb. Vårt nya intranät ska förhoppningsvis bidra till att vi bli effektivare till nytta för Faluborna.

sitevision-office365-falun

Projektdirektiven är klubbat och klart, nu blir det verkstad!

Den 14 maj hade projektet sitt styrgruppsmöte för att klubba projektdirektiven som är uppdaterad utifrån behovsanalysarbetet. Resultatet från fas 1 var inte en överraskning för gruppen. Saker vi kom fram till efter workshoppar och intervjuer var i linje med projektgruppens tankar. Vi har nu ett bra underlag för fortsättningen och kommande vägval i projektet.

Bilderna nedan visar sammanfattningen av direktiven:

Skärmklipp

Skärmklipp2

Skärmklipp23

 

Nu jag, Talayeh Shabanifard, avslutar mitt kapitel här och överlämnar projektet till Niclas Söderberg.