Nu har det gått en tid sedan vi lanserade vårt intranät, 1 1/2 år! Och det rullar på, vi utvecklar en del och skruvar på vissa delar så att det ska blir bättre och effektivare för våra medarbetare. Redaktörerna jobbar på och innehållet fylls på hela tiden.  Det är en utmaning att få ihop O365 och alla dess möjligheter med intranätet men vi känner att vi har en bra grund att stå på.

Den här bloggen kommer inte att uppdateras mer utan vara vilande från och med nu, då dess syfte var att handla om projektet Nytt intranät i Falu kommun.

Är ni intresserade av att veta mer om vår lösning så hör av er, vi svarar gärna på frågor men ibland kan svar dröja beroendes på arbetsbelastning.

Ha det fint!

/Nina
Huvudredaktör och förvaltare Insidan

Sitter just nu och lyssnar på ett webinar med Soleil där dom lyfter fram Falu kommun som ett bra exempel. Känns jättebra att få dela med sig till andra!

Vi har döpt vår mall för den vanligaste sidtypen till ”Nyttosida” (tack SVT för att vi fick låna namnet!) för att understryka att sidan ska tillföra nytta! Ingen gillar väl onyttiga sidor även om vi alla har dom? 😉

Sedan har vi precis implementerar en mall som vi hoppas redaktörerna ska använda för att nyttosidorna ska bli ännu bättre. Den är misstänkt lik den Fredrik Wackå lyfter fram i sina föreläsningar även om den här filen först kom till oss från Nyköping! Hur som helst stort tack till er båda för inspiration!

Diskussionsmall ny sida till Insidan och falun-se

kommentera gärna nedan vad ni tycker och hur ni jobbar!

Idag firade projektgruppen med lite tårta! Det var dom värda!

Äntligen som en känd radioprofil skulle ha ropat! Nu har vi lanserat och jag vill rikta ett stort tack till alla inblandade! Ingen nämnd, ingen glömd!

Idag är tänkt att vi ska lansera vårt nya intranät så jag hoppas att ni alla håller tummarna för oss! Ett långt mödosamt arbete är på väg mot sitt slut! I samma ögonblick som vi lanserar påbörjar arbetet med att förvalta intranätet och en helt ny resa inleds.

Vi är superpepp och vi fick massa bra inspiration igår på Sitevision customer success tour! Pierre du Rietz, Fredrik Wackå och Karl Eklöf delade alla med sig av många smarta saker som gjorde att jag och Nina fick ännu mera blodad tand att hem och jobba vidare med intranätet. Förhoppningsvis var det säkert en och en annan som uppskattade vår föreläsning också! Det känns så på responsen vi fick!

Till er alla där ute vill jag bara säga dela, dela och dela med er av så mycket ni bara kan! Det gynnar andra men framför allt er själva i slutändan! Pay it forward!

 

Fast rubriken är lite missvisande då den faktiskt är tryckt! Vår kombinerade bok om ”Våra interna kommunikationsverktyg” och ”Lilla kommunikationsguiden” som ska läsas från två olika håll då halva boken handlar om det ena och andra halvan om det andra!

Ska delas ut till större delen av alla anställda. Största förändringen med nya intranätet är inte system utan snarare förändrade arbetssätt och det är vad den här boken ska belysa. Förändrade arbetssätt på den digitala arbetsplatsen.

Kan fås som pdf av den som önskar.

Har kanske skrivit tidigare att vi skulle lansera intranätet den 19 februari men för några veckor sedan bestämde vi att det får bli den 7 mars. Vi hade inte riktigt tittat i kalendern och sett att det är sportlovstider så därför skjuter vi på det. Det var så klart lite annat som bidrog också.

Många skulle nog säga att vi springer runt stressade med något stirrig blick, visst stressade är vi och säkert en aningen stirriga men vi har en plan! Det mesta går som vi tänkt!

Ska försöka göra en demofilm av vårt intranät och lägga upp här efter vi lanserat nya Insidan!

Ett nytt, modernt intranät är efterlängtat av många och nu är det snart här. Går allt som planerat kommer du att kunna logga in på nya Insidan från mitten av februari.

–I projektet arbetar vi utifrån visionen att Insidan ska vara den naturliga digitala startpunkten på arbetsdagen, oavsett om du använder mobil, dator eller padda, säger projektledaren Mattias Rytterkull.

Projektgruppen för nya intranätet har kartlagt behov, nyttor och effekter i flera omgångar.

–De har gjort ett gediget arbete och har framförallt tittat på hur det fungerar idag och hur vi vill att det ska fungera, säger Mattias som anslöt till projektet i september.

Lätt att använda

Nya Insidan kommer att se annorlunda ut jämfört med idag. Den bygger på Office 365 (den nya digitala plattformen) och Sitevision, det verktyg som idag används för falun.se.

När du loggar in kommer du inte att känna igen dig, men du kommer att hitta det du söker, lovar Mattias:

–Via Insidan ska du till exempel enkelt komma åt alla program och system som du använder, som mejl, Medvind och arbetsgrupper i Teams.

Genom hela projektet har en bra sökfunktion varit högt prioriterad.

–Att leta efter saker tar tid och kostar pengar, så vi har höga ambitioner vad gäller sök. Sedan är det såklart också viktigt att det du hittar är relevant och uppdaterat, så att du kan lita på informationen. Den delen behöver många jobba med.

Riktad kommunikation

Oavsett om du är medarbetare eller chef kommer nya Insidan att vara ett digitalt nav i din vardag.

–Det spelar heller ingen roll om du har en fast arbetsplats med en egen dator eller om du är rörlig och främst använder mobil. Inte heller om du är chef eller medarbetare. Nya Insidan ska fungera för alla, säger Mattias.

En av fördelarna med ett modernt intranät är att nyheter, uppdateringar och annan information enkelt kan riktas till olika grupper och även individanpassas. Det betyder att mycket av flödet på din startsida kommer att vara riktat till dig och din arbetsgrupp.

–På så vis blir kommunikationen mer effektiv och relevant. Det blir enklare både för den som vill nå ut med informationen och för den som förväntas fånga upp informationen, säger Mattias.

Behov i fokus

När en ny digital lösning ska lanseras finns det ofta risk att man översköljs av teknik. Men i det här fallet står behoven i fokus.

Mattias tror att många kommer att märka det och bland annat uppskatta kombinationen av generell och individanpassad information.

–Du kommer också att få chans att samverka med kollegor i andra förvaltningar via intressegrupper, ungefär som Facebookgrupper. Överhuvudtaget hoppas vi att nya Insidan kan bidra till fler samarbeten och en starkare vi-känsla inom kommunen.

Utbildning och utveckling

Insidan kommer inte att vara helt ”klar” när den lanseras, utan kommer att byggas på efter hand.

–Vi är inne i en utvecklings- och utbildningsresa. Ett intranät blir ju aldrig klart, utan fortsätter att formas utifrån nya behov, säger Mattias och tillägger att intranätet behöver integreras i det dagliga arbetet:

– För att ett intranät ska fungera som ett verkligt kommunikationsnav behöver alla vara där. Kort sagt, du behöver gå in där varje dag. Visst kan man tycka att en omställning i sitt arbetssätt är jättesvårt, men det kan även vara jättelätt!

I tidigare inlägg har jag visat bilder på vår kommunikativa effektkarta! Så på allmän begäran, här är Falu kommuns kommunikativ effektkarta (pdf, 1 mb).

Om du är intresserad av den, och har frågor eller vill använda den som inspiration i ert arbete, vänligen kontakta mig (niclas.soderberg@falun.se) så kan vi dela erfarenheter och på så sätt hjälpa varandra.