Slut på semestertider, nu kör vi!

Hoppas ni alla har haft en skön sommar. Vi har så smått dragit igång igen och nu är tanken att det ska bli en innehållsrik höst. En stor sak så här inledningsvis är att vi har anlitat en extern projektledare som ni ska få träffa nu.

Mattias Rytterkull som han heter kommer från företaget Acando. Där har han varit i 3 år och dessförinnan jobbade Mattias på Skistar i 9 år där han ledde den digitala utvecklingen med stort fokus på kundupplevelsen.

 

När jag frågar Mattias vad han tycker om det material han nu tar över så konstaterar han att det lagts ner mycket arbete så det finns mycket att utgå ifrån. En annan sak är att kolla på hur kontaktytorna ska se ut mellan alla olika system som i slutändan ska bli det nya intranätet.

Mattias och hela teamets ambition är att hitta ett första steg som gör att vi kan lansera en första version att bygga vidare på.

Avslutningsvis ber jag Mattias att dels beskriva sig själv med tre ord och berätta något som kanske inte så många faktiskt känner till. Nyfiken, generalist och målmedveten är tre ord som beskriver Mattias. Hur var det då med det där oväntade? Friluftsprylnörd, SM-medaljör i Lindy hop och att han har jobbat med lavinhundar känns både spännande och tryggt!

Vi hälsar Mattias välkommen till Falu kommun och hoppas han ska trivas!

Vid pennan, Niclas Söderberg

Sitevision hjärta Office 365

Vi har valt att vårt kommande intranät ska baseras på Sitevision och Office 365. Varför välja ett system när vi kan få två av marknadens ledande inom sitt område.

Office 365 kommer exempelvis möjliggöra fina samarbetsmöjligheter i till exempel Teams.

Sitevision är erkänt användarvänligt och falun.se är byggt i Sitevision.

Beslutet baserar på en längre tids omvärldsbevakning och ett gediget förarbete.

Tillsammans ska vi nu skapa vår digitala arbetsplats där användarupplevelsen står i fokus. Viktigt är att intranätet skapar värde för bland annat alla våra medarbetare runt om i kommunen som dagligen gör ett fantastiskt jobb. Vårt nya intranät ska förhoppningsvis bidra till att vi bli effektivare till nytta för Faluborna.

sitevision-office365-falun

Projektdirektiven är klubbat och klart, nu blir det verkstad!

Den 14 maj hade projektet sitt styrgruppsmöte för att klubba projektdirektiven som är uppdaterad utifrån behovsanalysarbetet. Resultatet från fas 1 var inte en överraskning för gruppen. Saker vi kom fram till efter workshoppar och intervjuer var i linje med projektgruppens tankar. Vi har nu ett bra underlag för fortsättningen och kommande vägval i projektet.

Bilderna nedan visar sammanfattningen av direktiven:

Skärmklipp

Skärmklipp2

Skärmklipp23

 

Nu jag, Talayeh Shabanifard, avslutar mitt kapitel här och överlämnar projektet till Niclas Söderberg.

Nu börjar vi med behovsanalys

Förra veckan blev UHC klara med upphandlingen av strategisk partner för intranätprojektet. Vår partner kommer hjälpa oss med effektkartläggning och behovsanalys, dvs det förarbete vi behöver göra för att skapa ett riktigt bra intranät. En hel del av arbetet kommer vi att göra själva men vi ser det som viktigt att få med ett strategiskt utifrånperspektiv, både som en omvärldsbevakning och för att se till att vi inte fastnar i invanda mönster eller väljer lösningar för att vi ”inte vet bättre.” Vi ser verkligen fram emot att få sätta igång!
Den upphandlade konsultfirman är inUse som har mycket stor erfarenhet av liknande arbete i motsvarande organisationer.

Under vecka 9 och 10 kommer inUse intervjua styrgruppen. Det är tänkt som en inledande intervju, och såhär beskriver inUse den träffen: ”Syftet med intervjuerna är att vi (inUse) skall få en bild av varför Falun Kommun vill bygga ett nytt intranät. Vi vill också skapa oss en bild av vad som skall vara annorlunda (från hur det ser ut idag) när det nya intranätet är färdigt och har varit i bruk ett tag. Vi kommer även att beröra mer generella verksamhetsmässiga utmaningar som Falun Kommun står inför – vissa av dessa kommer att ha bäring på intranätet, andra inte. Men det är viktigt för oss att förstå mer av vad ni på Falun Kommun står inför, så att vi kan se om och i så fall hur ett nytt intranät kan stötta i detta. ”

Den 5 mars ska vi, intranätprojektet med VLS-projektgruppen och ansvariga för IT-projekten i Falu kommun tillsammans med inUse köra en workshop om ”digital arbetsplats”.

Workshoppen syftar på att definiera vad intranätet är eller har för roll i kommunens digitala arbetsplats och vad som ingår i den digitala arbetsplatsen. Detta är en av byggstenarna i att veta vad som sedan ska utvecklas och vilka förväntningar som kan ställas på resultatet.

Efter workshoppen kommer vi att kalla personer som vi har fått namn på från projektgruppen. Personerna ska delta i intervjuer och workshoppar som handlar om intranätet idag och i framtiden. Vi börjar behovsanalys fasen med andra ord. Vi vill ha personer som representerar alla olika typer av användare i kommunen.

Under fasen startar följande delprojekt sitt arbete:

  • Innehåll och struktur/Vad ska finnas på Intranätet och vart: Under detta delprojekt ska gruppen ta fram förslag för strukturen och prioriteringen av innehåll. Workshoppar med innehållansvariga visar vilka sidor/innehåll ska prioriteras.
  • Ny Intranätorganisation: En ny organisation medför att det blir lättare att förankra det nya intranätet i hela organisationen och fylla det med innehåll. Under detta delprojekt ska organisationen för intranät implementeras, självfallet i samarbete med förvaltningar och kontor.

Även delprojektet integration och teknik kommer att smygstartas.

Vi har en plan!

Välkommen till vår blogg av projektgruppen bakom arbetet med det nya intranätet.

Vi har skapat bloggen för att ge dig bättre insyn och information om hur arbetsprocessen ser ut och vad som görs just nu.  För nu ska det bli av. Ett nytt intranät ska upp, det finns egentligen inget annat alternativ.

Visionen är att skapa en ny intern kanal som effektiviserar medarbetarnas vardag för att vara enklare att samarbeta med:

  • Modern med tydlig struktur och enkelt språk
  • Inkluderande, alla anställda är lika viktiga och skapar en känsla av ”ETT Falu kommun”
  • Tillgängligt för alla användare
  • Upplevs som en ingång tillsammans med vår nya digitala plattform (NDP). Symbios mellan systemen!
  • Enkelt att jobba med för redaktörerna
  • Utvecklingsbart framåt
  • Hög kvalité på information och tjänster för att effektivisera för kommunens anställda

I höstas sattes en arbetsgrupp ihop för att jobba med intranätet under året. Den består av Talayeh Shabanifard (projektledare), Niclas Söderberg, Kerstin Söderlund, Monica Blomqvist, Helgi M. Björgvinsson, Håkan Norlin, Ingemar Paulsson, Petra Hedgren, Maria Skog, Marie Östberg.

Gruppens uppdrag är att sätta en plan. I det arbetet ingår bland annat att ta fram följande:

  • Projektplan och tidplan
  • Behovsanalys och effektkartläggning
  • Skiss på informationsarkitektur: Hur är intranätet strukturerat? Och hur innehållet ska prioriteras
  • Skiss på design
  • Definiera krav för publiceringssystem, samarbetsytor och andra tekniska lösningar
  • Föreslå hur kommunikationen ska ske mellan de olika systemen i kommunen.
  • Ta fram prototyper för koncept och design (var och hur) som leder till systemdesign och arkitektur för intranätet nya intranätet
  • Preliminär migrationsplan (hur och när förs det gamla över till det nya)
  • Förslag på förvaltningsorganisation (vem gör vad och när passar det bäst)
  • Kommunikationsplan (vem behöver veta vad och hur ska vi berätta det)

 Viktiga frågor

Vi har den grundläggande inställningen att det nya intranätet måste tas fram agilt. Det betyder att vi anpassar oss efter nya krav som dyker upp på vägen. Med andra ord: vi föreslår, lyssnar, skruvar om och testar igen.

Så, här är några svar på hur vi tänker just nu:

  • Hur förhåller sig detta projekt till övriga kommunövergripande projekt?
    Det är viktigt att alla projekt som bedrivs samtidigt är så långt som möjligt synkroniserade. Detta uppnår vi genom att till viss del delta i varandras projekt och ha täta avstämningar. Lägg därtill den workshop som inom kort ska hållas.
  • Har verksamheten tid?
    Detta är en fråga för kommunens ledningsgrupp och projektet har fått klartecken att köra och personer har utsetts till att arbeta i projektet. Därtill är det viktigt att vi alltid hushållar på vår tid så den är till bästa nytta för Faluborna.
  • Vad har vi gjort hittills?
    Vi har jobbat under sommaren och hösten med förberedelse inför projektet. Vi kallar det Fas 0, ”Beslut och start” vilket innebar följande:

    • Projektdirektiv och planering framåt
    • Beslutat att vi behöver en partner för vår Fas 1, ”Definiera målbild”
    • Marknadsanalys för vår strategiska partner. Träff med fem olika partner, utvärdering och kravställning för direktupphandling
    • Omvärldsbevakning: Hur gör de andra kommuner?
    • Arbetsgruppträff
    • Första styrgrupp och OK från styrgruppen
    • SOG: OK

Så här ser planen ut:

screen-17.28.24[26.01.2018]

  • Vad händer nu?

Upphandling, förankring och nollmätning.

När upphandlingen av partnern är klar så börjar vi med en workshop för att definiera ”Vad är en digital arbetsplats”? med syftet att se helhetsbilden för kommunens vision för digitalisering där intranätet är en viktig del. När workshoppen är genomförd har vi bättre förståelse hur alla saker (nya digitala plattformen, intranätet och övriga system) kommer hänga ihop.

Projektgruppen har träffats första gången och vi har planerat vilka delprojekt kommer ingå i Intranätprojektet. Vi har en projektorganisation som ser ut så här:

Projektorganisation

 

  • Vad är nästa steg?
    Att börja med Fas 1 – Definiera målbild:
    Projektet börjar med en första träff för projektgruppen och samarbetet med partner påbörjas. Första steget är intervjuer och workshop med medarbetarna (projektgruppen som har representanter från förvaltningar väljer vilka ska delta) för att kunna ta fram effektmålen. Arbetet genomförs till största del av vår partner, att hålla i workshoppar, analysera och rapportera. Kommunikationskontoret tillsammans med projektgruppen deltar i workshoppar och tar del av resultaten. Projektgruppen utser vilka ska delta i intervjuer och workshoppar.
    Under fasen startar följande delprojekt sitt arbete:

    • Innehåll och struktur/Vad ska finnas på Intranätet och vart
      Under detta delprojekt ska gruppen ta fram förslag för strukturen och prioriteringen av innehåll. Workshoppar med innehållansvariga visar vilka sidor/innehåll ska prioriteras.
    • Ny Intranätorganisation.
      En ny organisation medför att det blir lättare att förankra det nya intranätet i hela organisationen och fylla det med innehåll. Under detta delprojekt ska organisationen för intranät implementeras, självfallet i samarbete med förvaltningar och kontor.

Resultat: Behovsanalys och effektkartläggning. Vad är det som vi ska uppnå och vad ska prioriteras.
Framtagna koncept, kartläggning och mål ska presenteras för styrgruppen för beslut.