Det blev visst ett inlägg till i år. Nina och jag har haft ett superbra möte med Nathalie på IT som naturligtvis kom med bra input och påpekade några bra saker som vi helt missat att tänka på. Möten skulle från början främst handla om formulär men då är det ju givet att erbjuda en demo får att få bra tankar tillbaka.

Till er som är intresserade av att göra en liknande resa som oss, se till att ta hjälp av personer från olika delar av organisationen och med olika syn på saker och ting! Det blir alltid bättre då.

Till i tisdags hade vi bjudit vår referensgrupp för en demo av intranätet. Referensgruppen består till största del av våra kollegor som deltog i det arbetet Inuse utförde för att se vilka behov vi har och vilka effekter vi vill uppnå. En aningen decimerad referensgrupp (det är ju ändå julvecka) var överlag väldigt positiva men gav oss några bra synpunkter. Det känns tryggt!

För övrigt kan jag nämna att vi igår var i Karlstad för att träffa Soleil. Såklart, som vanligt, ett bra möte. Vi har varit väldigt sparsamma med resor och har istället utnyttjat Skype vilket har fungerat väldigt bra. Men ibland är ett personligt möte att föredra. Trots att vi var på plats i Karlstad så deltog några kollegor via Skype även via detta möte. Då handlade det om väldigt specifika frågor som kunde hållas begränsade i tid. Syftet var att försöka summera arbetet hittills och se till att vi nu på väg mot lansering inte fastnar i detaljer. Som det ser ut nu så har vi goda möjligheter att lyckas med lanseringen enligt tidsplan.

Troligen blir detta sista inlägget i år innan vi går på lite välbehövlig ledighet. Jag vill passa på att önska er alla som följer den här bloggen en god jul och ett gott nytt år! Se till att ta hand om varandra!

Varma hälsningar från Niclas!

PS. Min julklapp 😉 till er alla får bli den här bilden som visar att vi nu har kopplat ihop Sitevision och Office365 på ytterligare ett sätt. Det vill säga att man nu på intranätet ser sina möten från kalendern i Outlook!

 

Vi jobbar i en kommun, alltså måste vi kolla vår mejl varje arbetsdag eller se till att någon annan gör det. Därför är vår förhoppning att det kan fungera som en killer app att man kan se direkt på intranätet om man har fått nya mejl. För den som får väldigt lite mejl, säg ute i verksamheten, kan det vara en bra anledning till att gå in på intranätet varje dag och se om det finns nya mejl!

Dessutom går det blixtsnabbt från att mejlen kommer till inkorgen i Outlook tills dess att Sitevision sen visar det nya mejlet!

PS! ”E-mail” är inte den bästa varianten av alla sätt du kan skriva just det ordet, så det ska vi ändra! Dagens tips får därför bli till språklådan hos Institutet för språk och folkminnen http://www3.sprakochfolkminnen.se/sprakladan/ShowSearch.aspx?id=id=78296;objekttyp=lan

 

Sällan har jag blivit så glad över att se mig själv! Bilden som visas i Sitevision kommer från Delve i Office 365 Beskrivningen likaså. När jag uppdaterar beskrivningen i Delve så visas den direkt! Fränt!

Tänk så här! Jag vill publicera en nyhet till ”alla” (i vårt fall lite mindre än 5000 personer) och alla behöver lägga en minut på att läsa den. Det innebär att vi har spenderat drygt 80 timmar eller en halv månadstjänst av skattebetalarnas pengar på den nyheten. Pengar som kunde ha gått till skolan, vården eller att hjälpa nyanlända vänner.

Publicera gärna VIKTIGA nyheter men snälla, ta en minut och värdera om alla kollegor ska lägga en minut (minst) på att läsa nyheten!

Trevlig advent till er alla! Den som tänder ljusen släcker ljusen!

Hälsar Niclas från ett delvis vitt Dalarna!

PS. Vi har denna vecka jobbat fram ett strategidokument kring nyheter.

Igår var det julfest och det var väldigt trevligt! Anledningen till att jag nämner det i den här bloggen är för att det då blev så uppenbart vilka vi gör detta intranät för. Sååååå många kollegor och det var ändå bara hälften eftersom andra hälften får gå ikväll! Det gör det hela mer nervöst men samtidigt blir vi ju såklart ännu mera taggade!

För övrigt fortsätter innehållsarbetet, vi lägger till och finputsar mer och mer innehåll. Allt kommer inte vara på plats vid lansering eftersom alla förvaltningar inte har möjlighet att jobba med sitt material samtidigt.

En klok person sa en gång en sak som jag har haft med mig sen dess.

 ”Att bygga ett intranät är som att byta hjärta på någon som samtidigt springer en maratonlopp! Organisationen kommer inte stanna upp!”.

Viktigast är i alla fall att nya Insidan, vid lansering, tillför ett värde. Det gamla intranätet kommer i någon mening bli kvar en tid efter lansering.

I eftermiddag är det också projektgruppsmöte där vi kommer diskutera en del spännande saker som vår strategi kring nyheter.

Ha det gott alla intranätvänner!

Veckorna går verkligen fort! Jag tror det beror både på att det är mycket att göra men att det också faktiskt är roliga saker vi håller på med.

Till er som någon gång passerar igenom kommunikationskontorets korridor här i Rådhuset tycker jag ni ska stanna till och kolla in och bläddra i det jag har ställt upp!

Jag försöker också att med jämna mellanrum ta mig tid och kolla in vår effektkarta och läsa allt som finns på den. Sen frågar jag mig själv om vi stöttar de beteenden som beskrivs. Ja jag tycker faktiskt det. Allt går naturligtvis att utveckla och göra bättre, men det känns som vi går på rätt stig åt rätt håll i alla fall!

Har haft möte med med både ekonomikontoret och personalkontoret den här veckan och alla är glada och på nu när det kommer till att fylla intranätet men relevant innehåll.

Vet inte om jag sagt att vi ska använda oss an Funkas struktur för intranät. men det ska vi i alla fall. Det känns skönt att luta sig mot något som är så beprövat. Det är ju faktiskt inte enkom Funka som står bakom den utan det är ju ett stort antal kommuner som jobbar med den.

Även om det mesta som skrivs här på bloggen är av mig Niclas så är ju inte detta projekt en enmansföreställning utan det finns ju både en projektgrupp, styrgrupp och många andra som bidrar. Till er, alla som jobbar inom kommunen för vilka vi bygger intranätet och avslutningsvis er som följer bloggen så vill jag tacka för alla glada hejarop ni kommer med! Det ger energi! Sen vill jag också tacka min rumskamrat Nina som är så grym med alla idéer, kunskap och kloka tankar!

 

Nu har vi faktiskt är rykande färsk och aktuell plan för hur vi ska kommunicera internt om vårt nya intranät! Men jag lägger inte ut den här eftersom det vore lite som att slå in julklapparna i genomskinligt papper!

Den som vill ta del av den kan kontakta mig!

Med vänlig hälsning, Niclas (för dagen i Sthlm på Funkas kommunnätverksträff)

Arbetet går vidare och vi kan nu presentera vår nya logga. Visst är den fin!

Men det är heller inte så konstigt när våra fantastiska kollegor Jennie och Mikael sätter igång och skapar magi!

Så här såg den gamla loggan ut.

Ett nytt, modernt intranät är efterlängtat av många och nu är det snart här. Går allt som planerat kommer du att kunna logga in på nya Insidan från mitten av februari.

–I projektet arbetar vi utifrån visionen att Insidan ska vara den naturliga digitala startpunkten på arbetsdagen, oavsett om du använder mobil, dator eller padda, säger projektledaren Mattias Rytterkull.

Projektgruppen för nya intranätet har kartlagt behov, nyttor och effekter i flera omgångar.

–De har gjort ett gediget arbete och har framförallt tittat på hur det fungerar idag och hur vi vill att det ska fungera, säger Mattias som anslöt till projektet i september.

Lätt att använda

Nya Insidan kommer att se annorlunda ut jämfört med idag. Den bygger på Office 365 (den nya digitala plattformen) och Sitevision, det verktyg som idag används för falun.se.

När du loggar in kommer du inte att känna igen dig, men du kommer att hitta det du söker, lovar Mattias:

–Via Insidan ska du till exempel enkelt komma åt alla program och system som du använder, som mejl, Medvind och arbetsgrupper i Teams.

Genom hela projektet har en bra sökfunktion varit högt prioriterad.

–Att leta efter saker tar tid och kostar pengar, så vi har höga ambitioner vad gäller sök. Sedan är det såklart också viktigt att det du hittar är relevant och uppdaterat, så att du kan lita på informationen. Den delen behöver många jobba med.

Riktad kommunikation

Oavsett om du är medarbetare eller chef kommer nya Insidan att vara ett digitalt nav i din vardag.

–Det spelar heller ingen roll om du har en fast arbetsplats med en egen dator eller om du är rörlig och främst använder mobil. Inte heller om du är chef eller medarbetare. Nya Insidan ska fungera för alla, säger Mattias.

En av fördelarna med ett modernt intranät är att nyheter, uppdateringar och annan information enkelt kan riktas till olika grupper och även individanpassas. Det betyder att mycket av flödet på din startsida kommer att vara riktat till dig och din arbetsgrupp.

–På så vis blir kommunikationen mer effektiv och relevant. Det blir enklare både för den som vill nå ut med informationen och för den som förväntas fånga upp informationen, säger Mattias.

Behov i fokus

När en ny digital lösning ska lanseras finns det ofta risk att man översköljs av teknik. Men i det här fallet står behoven i fokus.

Mattias tror att många kommer att märka det och bland annat uppskatta kombinationen av generell och individanpassad information.

–Du kommer också att få chans att samverka med kollegor i andra förvaltningar via intressegrupper, ungefär som Facebookgrupper. Överhuvudtaget hoppas vi att nya Insidan kan bidra till fler samarbeten och en starkare vi-känsla inom kommunen.

Utbildning och utveckling

Insidan kommer inte att vara helt ”klar” när den lanseras, utan kommer att byggas på efter hand.

–Vi är inne i en utvecklings- och utbildningsresa. Ett intranät blir ju aldrig klart, utan fortsätter att formas utifrån nya behov, säger Mattias och tillägger att intranätet behöver integreras i det dagliga arbetet:

– För att ett intranät ska fungera som ett verkligt kommunikationsnav behöver alla vara där. Kort sagt, du behöver gå in där varje dag. Visst kan man tycka att en omställning i sitt arbetssätt är jättesvårt, men det kan även vara jättelätt!